Das Wirtschaftliche Eigentümer Register Gesetz(WiEReG) verpflichtet Rechtsträger, darunter auch die Gesellschaft mit beschränkter Haftung und die Aktiengesellschaft, zur Identitätsfeststellung ihrer wirtschaftlichen Eigentümer. Im Zuge dessen bestehen oftmals zeitaufwändige, ausgiebige Aufbewahrungs- und Vorlagepflichten. Diesen organisatorischen und kostenintensiven Aufwand minimiert das sogenannte „Compliance-Package“:Für die Meldung an das Register können Anwälte beauftragt werden, alle zur Überprüfung erforderlichen Dokumente, die von Rechtsträger zu Rechtsträger variieren, gesammelt als Compliance-Package an das Register zu übermitteln.
Nach der Übermittlung der Dokumente können Unternehmen, die Sorgfaltspflichten zur Verhinderung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung unterliegen, wie zum Beispiel Kredit- und Finanzinstitute, Steuerberater, Wirtschaftstreuhänder und Rechtsanwälte, direkt in diese Dokumente Einsicht nehmen, ohne diese Dokumente beim Rechtsträger anfragen zu müssen. Die, z.B. bei Immobilientransaktionen, bestehende Verpflichtung zur Feststellung und Überprüfung der wirtschaftlichen Eigentümer kann auf Basis dieser Dokumente erfolgen. Daraus ergibt sich der Vorteil, dass der zeitaufwendige Prozess der wiederholenden Anfrage der Dokumente bis zu deren Übersendung durch Einsicht in das Compliance-Package ersetzt werden kann, was zu Kostenersparnis sowie zur Beschleunigung unter Umständen kritischer Prozesse (z.B. Darlehensfinanzierung) führt.
Durch Übermittlung eines vollständigen Compliance-Packages wird außerdem die Aufbewahrungspflicht der Rechtsträger, der Kopien der Dokumente und Informationen, die für die Erfüllung der Sorgfaltspflichten erforderlich sind, bis mindestens fünf Jahre nach dem Ende des wirtschaftlichen Eigentums einer natürlichen Person aufzubewahren hat, im digitalen Weg erfüllt. Ein weiterer Vorteil liegt darin, dass ein Compliance-Package eines übergeordneten Rechtsträgers (z.B. eines internationalen Konzerns oder einer Privatstiftung) von den untergeordneten Rechtsträgern durch Verweis verwendet werden kann, was zu einer erheblichen Kostenersparnis führt. Weiters ist die Aufbewahrungspflicht der untergeordneten Rechtsträger auch in diesem Fall im digitalen Weg erfüllt. Die Einsicht in ein Compliance-Package kann bei Bedarf beziehungsweise nach Wunsch auch eingeschränkt werden und dann nur mehr von in der Meldung angegebenen Verpflichteten eingesehen werden. Außerdem besteht die Möglichkeit, die Einsicht direkt beim Rechtsträger oder dessen Rechtsanwalt anzufragen, der diese im elektronischen Weg freigeben oder ablehnen kann. Einmal jährlich muss geprüft werden, ob die gemeldeten wirtschaftlichen Eigentümer aktuell sind. Sind keine Änderungen eingetreten, müssen nur ausländische Existenznachweise erneuert werden, was in vielen Fällen mit einem sehr geringen Aufwand verbunden ist.
Zusammengefasst können Compliance-Packages demnach den Aufwand für zur Meldung an das Wirtschaftliche Eigentümer Register verpflichteten Rechtsträger erheblich verringern und Prozesse wesentlich beschleunigen, was sowohl zu einer Zeit- als auch einer Kostenersparnis führt.
Das KWR Dispute Resolution Team steht Ihnen auch bei dieser Thematik unterstützend zur Seite.