Trotz vielfacher Kritik hat der Nationalrat am 01.02.2023 das HinweisgeberInnenschutzgesetz („HSchG“), mit dem die Richtlinie (EU) 2019/1937 („Whistleblowing-Richtiline“) in nationales Recht umgesetzt wird, beschlossen. Durch das HinweisgeberInnenschutzgesetz werden Unternehmen ab 50 ArbeitnehmerInnen verpflichtet, einen wirksamen Meldekanal einzuführen (siehe dazu unsere Blogbeiträge vom 17.1. und 30.1.2023).
Was bedeutet das für mein Unternehmen?
Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie einen „wirksamen“ Meldekanal einrichten, der auch den datenschutzrechtlichen Vorgaben entspricht. Wie ein solcher Meldekanal auszusehen hat, wird im Gesetz nicht näher definiert – Unternehmen sind daher angehalten, interne Strategien und Prozesse zu definieren, wie der eigene Meldekanal ausgestaltet werden soll.
Abseits der Einrichtung dieses Meldekanals, sollten Unternehmen nun auch überlegen, wie der einmal eingerichtete Hinweiskanal betrieben bzw am laufenden gehalten wird! Denn:
- jeder eingegangene Hinweis ist auf Stichhaltigkeit zu überprüfen,
- entsprechend zu dokumentieren und den Eingang binnen 7 Tagen gegenüber den HinweisgeberInnen zu bestätigen und
- spätestens 3 Monate nach dem Eingang des Hinweises sind die HinweisgeberInnen über die geplanten Maßnahmen bzw den Umstand, warum ein Hinweis nicht weiterverfolgt wurde, zu informieren!
Selbstverständlich müssen die internen Stellen bei der Entgegennahme und der Überprüfung von Hinweisen unparteiisch und unvoreingenommen vorgehen und die Identität der Hinweisgeber sowie der von einem Hinweis betroffenen Person entsprechend schützen.
Was ist bei der Einführung noch zu beachten?
Unternehmen, die einen Meldekanal einführen, sollten abseits der Vorschriften des HSchG und den datenschutzrechtlichen Anforderungen eines Meldekanals auch die arbeitsrechtlichen Erfordernisse, insbesondere die Mitwirkungsrechte des Betriebsrates, beachten. Zumindest wenn die Ausgestaltung des Meldekanals über die gesetzlichen Anforderungen des HSchG hinausgeht, kann eine Betriebsvereinbarung (und in Betrieben ohne Betriebsrat eine Vereinbarung nach § 10 AVRAG) erforderlich sein.
Gerne ist Ihnen unser Datenschutz- und Arbeitsrechtsteam bei der Einrichtung Ihres Meldekanals behilflich!